公房管理部門對于相關檔案材料管理不當，性質如何認定、應承擔何種責任？
公房管理單位不能提供變更承租人相關檔案材料，是否影響法院在確認公有住房租賃合同無效糾紛中的判定？
——張1等與張2等確認合同無效糾紛（二審）案法律解析
來源│易居房產律師團隊案例研究庫（18-036-3總第247）
【關鍵詞】
公房承租人 確認公有住房租賃合同無效 惡意串通 檔案材料 訴訟時效 確認合同無效糾紛 變更公房承租人
【要點提示】
作為公有住宅房屋的所有者和管理者，應依法保留公有住宅房屋租賃合同及其辦理更名手續時所需的全部文件。對于紙質檔案應當同步建立電子檔案，對于包括法院要求提交的上述資料在內的房屋使用管理情況材料也可以向市相關檔案館移交。即便對住房保障檔案進行鑒定銷毀，也應當制作銷毀檔案的目錄，并加以永久保存，禁止擅自銷毀處理檔案。但房管單位對相關檔案材料的保管不當問題，屬于相關部門審查處理的范疇，而非法院民事受案范疇，不必然導致合同的無效。
【當事人信息】
原告1：張1（原承租人長子、上訴人）
原告2：張2（原承租人次子、上訴人）
被告1：張3（申請變更承租人、原承租人之子、被上訴人）
被告2：北京某房投資管理公司（房管公司、被上訴人）
【案情簡介】
張4夫妻生育子女5名，即張1、張某某、張3、張2、張×1。訴爭房屋原承租人為張1、張2與張3之父張4。1988年5月，張3在訴爭房屋結婚并一直居住至今。1988年8月，張4去世。后張3將訴爭房屋的承租人變更為自己。
1995年5月1日，張3與房管公司再次就上述房屋簽署了《北京市公有住宅租賃合同》。
張1、張2遂訴至法院，請求：確認房管公司與張3于1988年簽署的《北京市公有住房租賃合同》無效。
【法院判決】
一審：駁回張1、張2的訴訟請求。
二審：駁回上訴，維持原判。
【案件解析】
一、管理單位未入戶調查共同居住人即變更公房承租人，是否可推定其與申請人存在惡意侵害第三人利益的主觀意思聯絡？
【詳見上文解析...】
二、房管單位不能提供公房相關檔案資料是否應在承租人變更問題上與申請人存在惡意串通承擔舉證不能責任？
【詳見上文解析...】
三、公房管理部門對于相關檔案材料管理不當，性質如何認定、應承擔何種責任？
作為公有住宅房屋的所有者和管理者，房管公司應依法保留公有住宅房屋租賃合同及其辦理更名手續時所需的全部文件。對于紙質檔案應當同步建立電子檔案，對于包括法院要求房管公司提交的上述資料在內的房屋使用管理情況材料也可以向市相關檔案館移交。即便對住房保障檔案進行鑒定銷毀，也應當制作銷毀檔案的目錄，并加以永久保存，禁止擅自銷毀處理檔案。在本案審理中，法院曾多次責令房管公司提交涉案合同以及相關手續，房管公司均稱找不到。由于涉案合同是公有住宅租賃合同，關系到公民的基本居住權益。房管公司作為房屋管理部門兼出租人，既有法定義務亦有法定責任對上述檔案材料予以集中分類嚴格保管。而房管公司卻以時間過久，找不到原始檔案甚至掃描件作為拒絕提交上述檔案的理由，顯然嚴重違反了檔案管理的相關規定，同時也嚴重影響了法院對該案的正常審理，對此，法院對房管公司予以訓誡。房管公司應吸取教訓，嚴格加強檔案的管理。但房管公司對涉案的相關檔案材料的保管不當問題，屬于相關部門審查處理的范疇，而非法院民事受案范疇，不必然導致涉案合同的無效。
【涉案法條】
《中華人民共和國合同法》
第五十二條 有下列情形之一的，合同無效：(一)一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益;(二)惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益;(三)以合法形式掩蓋非法目的;(四)損害社會公共利益;(五)違反法律、行政法規的強制性規定。
《北京市住房和城鄉建設委員會關于加強公房承租人變更管理有關問題的通知》
一、我市直管公房變更承租人必須符合以下條件：原承租人遷出本市或死亡,與原承租人同一戶籍并共同居住兩年以上且無其他住房的家庭成員愿意繼續履行合同，符合承租條件的其他家庭成員無異議的，可按原承租面積繼續承租。
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